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会议秘书

   所谓秘书服务指向会展主办方提供各类文秘、勤杂、临时采购、临时司乘、向导等服务。这些服务通常是临时或者按时提供的,在预算时通常按类别笼统计算,不在细分——可以按不可预计费用或者按其他类别计算。如果通过代理公司操作,那么告诉代理公司作好随时服务的准备很有必要。代理公司与主办方之间的最后服务费用核算将通过双方指定的联络人互相签单认可,由双方财务或者相关人员核定。
接受任务、拟定方案:会议方式、时间地点、参加人员、会议内容、日程、筹备组织分工、抽调工作人员、经费预算;

文稿准备:主报告、领导讲话、经验材料、主诗词、会议资料、会议指南、打印校对装订,制作证件:出席证、代表证、列席证、工作证;

制发通知:会议内容、参加人员、开会时间、地点、报到时间地点、往返车船、飞机时间;

收集名单:单位职务、姓名性别、民族、人数、到达车次时间、返程车次时间、分组;

会场准备:会标徽记、座席形状、座次安排、音响效果、录音摄像、照明通讯、茶水烟盘、花卉布置、会场卫生;

后勤准备:文件装袋、房间分配、伙食标准、食物卫生、就餐桌次、用车计划(接车安排)、医疗卫生、文娱活动;

会前检查:检查会场、检查会议文件、检查后勤保障;

接会议代表:了解车次到达时间、通知接车领导、安排车辆;

会间服务:签到(文件分发)、记录录音、摄影照相、采暖降温(供水)、保卫安全、卫生、返程票务、文娱活动;

会议收尾:食宿结算、回收文件、送车、暂住人员安排、整理报告(会议纪要)、会议文件归档、会议财务结算;

会务工作总结。

会议指南2.jpg 

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